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Control e integración del Cambio

Introducción

     

Es sabido que en la mayoría de los proyectos y en la actualidad no existe un proyecto que cuando esté en ejecución no tenga cambios en el alcance planeado. Un cambio al alcance del proyecto que puede darse en cualquier fase o etapa del proceso,  va a crear una modificación y por consecuente un ajuste al costo, tiempo, personal y calidad u otros objetivos planeados. Para controlar y manejar los cambios al alcance planeado del proyecto se debe usar un sistema de control de cambios; un sistema de control de cambios define los procedimientos por los cuales se aprobarán o rechazarán los cambios a dicho alcance.  Esto generalmente incluye un sistema de seguimiento de los cambios gestionados, aprobados y rechazados, además de un mecanismo de niveles de aprobación (comité) para la autorización de los cambios, como también un sistema par la actualización del plan original y de la documentación durante su ejecución.

Mientras que la supervisión y control del proyecto esté acargo d la dirección de proyectos y del equipo de dirección, el proceso de control integrado de cambios supera al director del proyecto y requiere de un comité intgrado de cambios.

Este comité de cambios puede estar compuesto, por ejemplo, por:

·         Sponsor

·         Cliente

·         Director del proyecto

Este comité es el único que puede aprobar cambios.

Desarrollo

A fin de identificar las distintas desviaciones con respecto al plan, se hace necesario monitorear y medir regularmente el rendimiento y/o desempeño del proyecto. Dichas desviaciones o varianzas son ingresadas en los procesos de control de las distintas áreas de conocimiento. En caso de observarse varianzas significativas (es decir, aquellas que ponen en peligro los objetivos del proyecto), se realizan ajustes en el plan, repitiendo los procesos de planificación del proyecto que correspondan. Tener control implica, además, tomar una acción preventiva anticipándose a posibles problemas.

Una herramienta empleada es el Sistema de control de cambios. Un sistema de control de cambios es una compilación de procedimientos documentados formales que definen de qué manera será monitoreado y evaluado el rendimiento y/o desempeño del proyecto, e incluye los pasos con que se pueden cambiar los documentos oficinales del proyecto. Esto incluye el papeleo, los sistemas de seguimiento, procesos y los niveles de autorización necesarios para autorizarlos cambios.

¿Qué necesito para empezar?

·         Un plan para la dirección del proyecto

·         Información sobre el desempeño del trabajo dentro del  proyecto

·         Solicitudes para la gestión del cambio

¿Qué herramientas puedo utilizar?

Reuniones del comité de control de cambios

¿Qué obtengo al final del proceso?

·         Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas

·         Actualizaciones del plan original y su documentación.

Si bien los cambios son aprobados o rechazados por el comité de cambios, el director de proyectos debe tener un rol pro-activo durante so control integrado de cambios. Algunas acciones que debería de llevar a cabo durante este proceso son:

·         Informar a los interesados como impactará el cambio en todas las variables del proyecto.

·         Revisar todas las recomendaciones de cambio y acciones correctivas.

·         Rechazar todas las solicitudes de cambio que no corresponda a la línea base del proyecto original.

·         Validar la reparación de defectos

·         Actualizar las líneas bases del plan y su documentación del proyecto

El proceso de Control Integrado de Cambios incluye entre otras, las siguientes actividades de gestión de cambios:

·         Identificar que debe producirse un cambio o que ya se ha producido.

·         Garantizar que solamente se implementen los cambios aprobados.

·         Revisar y aprobar los cambios solicitados.

·         Mantener la integridad de las líneas base

·         Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas recomendadas

·         Controlar y actualizar los requisitos del alcance, coste, presupuesto, cronograma y calidad basándose en los cambios aprobados

·         Documentar el impacto total de los cambios solicitados.

·         Validar la reparación de defectos.

·         Controlar la calidad del proyecto s

Si un proyecto está atravesando por demasiados cambios, pregúntate si no sería preferible un nuevo proyecto.

Conclusiones

Dentro de las lecciones aprendidas como:

·         Acciones correctivas

·         Sistema de control de cambios

·         Comité de cambios

·         Control integrado de cambios

·         Gestión de integración de  proyectos

·         Procesos de control

·         Control general de proyectos

Llevar un adecuado control en todo el ciclo de vida del proyecto y dentro de sus fases y mantener una línea homologada a la base de la planeación es de gran importancia ya que coordinar los cambios dentro de todo el proyecto y los suministros para llevar a cabo sus actualizaciones deben ser trabajo de todos los otros equipos de trabajo.  

Conocer todos los procesos dentro de la gestión integral que ayuda en el éxito del ciclo de vida del proyecto.

Las causas de las varianzas, el razonamiento detrás de la acción correctiva elegida, y otros tipos de lecciones aprendidas a partir del cambio, todo se debe documentar, de modo tal que la información pase a ser parte de la base de datos histórica tanto de este proyecto como de otros proyectos de la organización ejecutante.

El proceso Control Integrado de Cambios se realiza desde el inicio del proyecto hasta su conclusión. El control de cambios es necesario porque los proyectos raramente se desarrollan exactamente acorde con el plan de gestión del proyecto.

El plan de gestión del proyecto, el alcance del proyecto y otras variables deben mantenerse actualizados mediante la gestión cuidadosa y continua de los cambios, ya sea rechazándolos o aprobándolos, de tal manera que los cambios aprobados se incorporen a una línea base revisada.

Bibliografía

Lledo Pablo. Director de proyectos. Como aprobar mi examen PMP, sin morir en el intento. Tercera edición.

Guía del PMBOK. Edición 2000.