domingo, 2 de junio de 2013
Entregable 4 ensayo
Control e integración del Cambio
Introducción
Es
sabido que en la mayoría de los proyectos y en la actualidad no existe un
proyecto que cuando esté en ejecución no tenga cambios en el alcance planeado.
Un cambio al alcance del proyecto que puede darse en cualquier fase o etapa del
proceso, va a crear una modificación y
por consecuente un ajuste al costo, tiempo, personal y calidad u otros
objetivos planeados. Para controlar y manejar los cambios al alcance planeado
del proyecto se debe usar un sistema de control de cambios; un sistema de
control de cambios define los procedimientos por los cuales se aprobarán o
rechazarán los cambios a dicho alcance. Esto generalmente incluye un sistema de
seguimiento de los cambios gestionados, aprobados y rechazados, además de un
mecanismo de niveles de aprobación (comité) para la autorización de los
cambios, como también un sistema par la actualización del plan original y de la
documentación durante su ejecución.
Mientras
que la supervisión y control del proyecto esté acargo d la dirección de
proyectos y del equipo de dirección, el proceso de control integrado de cambios
supera al director del proyecto y requiere de un comité intgrado de cambios.
Este
comité de cambios puede estar compuesto, por ejemplo, por:
·
Sponsor
·
Cliente
·
Director del proyecto
Este
comité es el único que puede aprobar cambios.
Desarrollo
A fin de
identificar las distintas desviaciones con respecto al plan, se hace necesario
monitorear y medir regularmente el rendimiento y/o desempeño del proyecto.
Dichas desviaciones o varianzas son ingresadas en los procesos de control de
las distintas áreas de conocimiento. En caso de observarse varianzas
significativas (es decir, aquellas que ponen en peligro los objetivos del
proyecto), se realizan ajustes en el plan, repitiendo los procesos de
planificación del proyecto que correspondan. Tener control implica, además,
tomar una acción preventiva anticipándose a posibles problemas.
Una herramienta
empleada es el Sistema de control de cambios. Un sistema de control de cambios
es una compilación de procedimientos documentados formales que definen de qué
manera será monitoreado y evaluado el rendimiento y/o desempeño del proyecto, e
incluye los pasos con que se pueden cambiar los documentos oficinales del
proyecto. Esto incluye el papeleo, los sistemas de seguimiento, procesos y los
niveles de autorización necesarios para autorizarlos cambios.
¿Qué necesito
para empezar?
·
Un plan para la dirección del proyecto
·
Información sobre el desempeño del trabajo
dentro del proyecto
·
Solicitudes para la gestión del cambio
¿Qué
herramientas puedo utilizar?
Reuniones del
comité de control de cambios
¿Qué obtengo al
final del proceso?
·
Solicitudes de cambio aprobadas o rechazadas
·
Actualizaciones del plan original y su
documentación.
Si bien los
cambios son aprobados o rechazados por el comité de cambios, el director de
proyectos debe tener un rol pro-activo durante so control integrado de cambios.
Algunas acciones que debería de llevar a cabo durante este proceso son:
·
Informar a los interesados como impactará el
cambio en todas las variables del proyecto.
·
Revisar todas las recomendaciones de cambio y
acciones correctivas.
·
Rechazar todas las solicitudes de cambio que no
corresponda a la línea base del proyecto original.
·
Validar la reparación de defectos
·
Actualizar las líneas bases del plan y su
documentación del proyecto
El proceso de Control Integrado de
Cambios incluye entre otras, las siguientes actividades de gestión de cambios:
·
Identificar que debe producirse un cambio o
que ya se ha producido.
·
Garantizar que solamente se implementen los
cambios aprobados.
·
Revisar y aprobar los cambios solicitados.
·
Mantener la integridad de las
líneas base
·
Revisar y aprobar todas las acciones
correctivas y preventivas recomendadas
·
Controlar y actualizar los requisitos del
alcance, coste, presupuesto, cronograma y calidad basándose en los
cambios aprobados
·
Documentar el impacto total de los cambios
solicitados.
·
Validar la reparación de defectos.
·
Controlar la calidad del proyecto s
Si un proyecto
está atravesando por demasiados cambios, pregúntate si no sería preferible un
nuevo proyecto.
Conclusiones
Dentro de las
lecciones aprendidas como:
·
Acciones correctivas
·
Sistema de control de cambios
·
Comité de cambios
·
Control integrado de cambios
·
Gestión de integración de proyectos
·
Procesos de control
·
Control general de proyectos
Llevar un
adecuado control en todo el ciclo de vida del proyecto y dentro de sus fases y
mantener una línea homologada a la base de la planeación es de gran importancia
ya que coordinar los cambios dentro de todo el proyecto y los suministros para
llevar a cabo sus actualizaciones deben ser trabajo de todos los otros equipos
de trabajo.
Conocer todos
los procesos dentro de la gestión integral que ayuda en el éxito del ciclo de
vida del proyecto.
Las causas de
las varianzas, el razonamiento detrás de la acción correctiva elegida, y otros
tipos de lecciones aprendidas a partir del cambio, todo se debe documentar, de modo
tal que la información pase a ser parte de la base de datos histórica tanto de
este proyecto como de otros proyectos de la organización ejecutante.
El proceso
Control Integrado de Cambios se realiza desde el inicio del proyecto hasta su
conclusión. El control de cambios es necesario porque los proyectos raramente
se desarrollan exactamente acorde con el plan de gestión del proyecto.
El plan de gestión
del proyecto, el alcance del proyecto y otras variables deben mantenerse
actualizados mediante la gestión cuidadosa y continua de los cambios, ya sea
rechazándolos o aprobándolos, de tal manera que los cambios aprobados se
incorporen a una línea base revisada.
Bibliografía
Lledo Pablo.
Director de proyectos. Como aprobar mi examen PMP, sin morir en el intento.
Tercera edición.
Guía del PMBOK.
Edición 2000.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)